С 1 сентября 2026 года перевозочные документы в России оформляются в электронном виде и через аккредитованного оператора попадают в госсистему ГИС ЭПД. Для автоперевозки с наёмным перевозчиком это электронная транспортная накладная (ЭТрН). Штрафа за бумагу пока нет: переходный период длится до 1 марта 2027 года, инспектор ограничивается предупреждением.
ЭПД (электронный перевозочный документ) это общее название для всех таких бумаг в цифровом виде, а ГИС ЭПД это государственная информационная система Минтранса, куда они стекаются. Подключиться к ней можно лишь через оператора, которого министерство внесло в свой реестр. Ниже собрано главное, что стоит понять отправителю и экспедитору, со ссылками на подробные разборы.
Какие документы теперь только электронные?
В цифру ушла не одна накладная. По перечню из разбора о подготовке к переходу это:
- накладная на перевозку автомобилем (ЭТрН);
- заявка и заказ, по которым перевозчик берёт груз;
- бумаги экспедитора: задание клиента (поручение), расписка экспедитора о приёме груза, складская расписка;
- накладная на железной дороге;
- авианакладная.
Основа реформы закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года: в нём прямо сказано, что экспедиторские документы формируются как электронные и направляются в ГИС ЭПД. Порядок обмена по авианакладной, как отмечено в обзоре августа, закреплён постановлением правительства № 446. Экспедиторские документы часто упускают из виду, хотя у них свои форматы: электронное поручение экспедитору состоит из титулов Т1 (его формирует заказчик) и Т2 (его подтверждает экспедитор), подробности в материале об экспедиторских формах. Поэтому у оператора стоит уточнить, умеет ли он работать именно с ними, а не только с накладной.
Кого касается ЭТрН, а когда она не нужна?
Накладная нужна, когда груз по вашему поручению везёт другая компания или предприниматель. Если вы едете за товаром своей машиной и перевозчика не нанимаете, достаточно путевого листа (разбор про самовывоз). Спорный случай, когда экспедитор везёт груз собственным транспортом. Единого ответа рынок пока не выработал, и редакция советует документ всё же оформлять.
Для внешней торговли правило такое. Международное плечо по автонакладной CMR российской ЭТрН не требует, сделки с иностранным контрагентом стоят в исключениях. Накладная появляется позже: груз забрали со склада временного хранения (СВХ, таможенного склада) и дальше по стране его везут уже российские компании (разбор ввоза из Китая). У авиадоставки похожая картина: сам перелёт идёт по авианакладной, а ЭТрН живёт на автомобильных участках до аэропорта и после него.
Кто подписывает накладную и в каком порядке?
ЭТрН делится на титулы (разделы), у каждого свой подписант:
| Титул | Кто подписывает |
|---|---|
| 1 | грузоотправитель |
| 2 | перевозчик при погрузке |
| 3 | грузополучатель |
| 4 | перевозчик при выгрузке |
Черновик вправе создать любой участник цепочки, но первый титул подписывает только отправитель, и перевозчик не может начать цепочку сам (разбор очерёдности подписей). Для переадресации есть титул 7, для замены водителя или машины титул 8, оба оформляет перевозчик.
Чаще всего путаются в ролях. При самовывозе наёмной машиной отправитель это покупатель, который заказал перевозку, а поставщик, у которого грузят товар, выступает лицом, осуществляющим погрузку (сокращённо ЛОП). Водитель ЛОПом быть не может. Если постороннюю компанию вписали ЛОПом без её согласия, подписать первый титул за отправителя без машиночитаемой доверенности (МЧД, доверенности в электронном виде) не получится (разбор про ЛОП). Водитель ставит простую электронную подпись в приложении, а подтверждает её сотрудник перевозчика квалифицированной подписью (КЭП); если это не директор, ему нужны КЭП физического лица и МЧД.
Когда экспедитор ставит себя отправителем, хотя груз не принимал, налоговый риск возникает у клиента. Об этом отдельно в хабе о нормативке для грузоотправителя.
Что делать, если оператор завис или получатель не подписывает?
Роуминг это обмен документами между разными операторами, примерно как звонок из одной сотовой сети в другую. Сбоит чаще всего именно он, поэтому связку с партнёрами разумно проверить пробной отправкой заранее, до реального груза. Надёжнее держать запасной канал: второго оператора на случай, если первый недоступен.
Бумага допустима не по чьей-то расписке «беру ответственность на себя», а по приказу Минтранса № 262. Там перечислены восемь случаев, и других нет. К техническим проблемам относятся два: пункт 5 про сбой программно-аппаратных комплексов и пункт 6 про населённые пункты без интернета, внесённые правительством в особый перечень. Сбой стоит фиксировать: снимок страницы статуса оператора, письмо техподдержки (разбор первой недели).
Если получатель не работает с электронными документами, последний титул остаётся неподписанным. На переходный период электронную часть цепочки доводят до получателя, а приёмку закрывают бумажным экземпляром и фиксируют порядок в договоре (разбор про отказ получателя). Так же приходится поступать при поставках на склады маркетплейсов, подробнее в хабе о маркетплейсах и логистике.
С чего начать, если компания ещё не готова?
- Выпустить КЭП на руководителя, а сотрудникам, которые будут подписывать, оформить КЭП физического лица и МЧД.
- Подключить оператора, внесённого в реестр Минтранса. Если учёт ведётся в 1С, удобнее оператор с готовым модулем для неё.
- Проверить роуминг с операторами основных контрагентов по всем схемам, которые встречаются у вас на деле.
- Назначить, кто в каждой типовой схеме отгрузки выступает отправителем, и записать это в договоры.
- Если грузите ночью или по выходным, выдать МЧД дежурному сотруднику или узнать у оператора про автоматическое подтверждение.
Переходный период нужен для обкатки, а не для того, чтобы отложить переход. Если груз идёт через экспедитора, часть этой работы он берёт на себя, но роли и данные в договоре всё равно должны совпадать с данными накладной.
