Ошибку в уже подписанной электронной транспортной накладной (ЭТрН, вместо бумажной) не исправляют правкой: выпускают новую корректную накладную, переподписывают её всеми сторонами, а ошибочную аннулируют. Касается всех, кто возит по ЭТрН. Запись в государственной системе ГИС ЭПД при этом не стирается, корректная версия замещает ошибочную.
Что случилось и кого это касается?
Ситуация типовая и за неделю стала вопросом номер один у логистов: грузополучатель указал неверный вес, перевозчик его подтвердил, стороны подписали, а цифра неправильная. Документ уже закрыт подписями, трогать его поздно.
Неверный вес в ЭТрН влияет сразу на несколько линий учёта, поэтому вопрос выходит за пределы бухгалтерии. Ошибка задевает:
- грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, которые подписали накладную;
- весогабаритный контроль на маршруте;
- расчёты с перевозчиком;
- сверку данных с налоговой.
Почему подписанную ЭТрН нельзя отредактировать?
ЭТрН после подписания всеми сторонами не редактируется. Механизм исправления один: создать новую корректную накладную, подписать её всеми участниками, а ошибочную аннулировать.
Тонкость, на которой спотыкаются: удаление одностороннее. Вы уберёте документ у себя, но у грузополучателя и перевозчика он останется. Правильную версию рассылают всем сторонам и переподписывают заново, иначе у контрагентов повиснет старая неверная накладная.
Почему запись не стереть из ГИС ЭПД?
То, что один раз попало в государственную систему ГИС ЭПД, оттуда физически не вычищается. Удаление в личном кабинете оператора это перенос в корзину, а в логах и в самой ГИС запись сохраняется: на то это и государственная информационная система учёта перевозок.
Вывод для практики простой: удаление здесь не ластик. Ошибочная накладная не исчезнет из истории, её лишь заместит корректная. Экспедиторскую расписку, в отличие от ЭТрН, отозвать и аннулировать можно, это разные документы с разной механикой.
Что делать по шагам, если поймали ошибку?
- Не пытайтесь поправить подписанную накладную, её нет смысла трогать: выпускайте новую с верными данными.
- Согласуйте и переподпишите корректную версию со всеми сторонами: грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
- Аннулируйте ошибочную у себя и уведомите контрагентов, чтобы они сделали то же на своей стороне.
- Заранее возьмите у оператора ЭДО инструкцию по корректировке и аннулированию и положите рядом с рабочим местом, чтобы в следующий раз не искать в спешке.
По нашему опыту дисциплина тут короткая: одна ошибка, одна новая накладная, одно оповещение всех сторон, и вопрос закрыт.
Для кого ошибка критична вдвойне?
Механика у операторов ЭДО (Контур, СБИС и другие) похожая, но интерфейсы и названия кнопок отличаются, поэтому держите под рукой регламент своего оператора, а не соседа.
Для скоропорта и фармы с холодовой цепью (это когда груз всю дорогу едет в холоде) на плече в Магадан (GDX) или Якутск (YKS) вес и данные критичны вдвойне: ошибка в накладной тормозит выдачу там, где каждый час на счету.
