С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН, электронная версия обычной бумажной накладной с той же юридической силой) становится обязательной для отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. Основание - закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ и правила обмена перевозочными документами через государственную систему ГИС ЭПД (постановления Правительства № 931 и № 753). Дедлайн на рынке уже никто не оспаривает, вопрос сместился в механику: кто формирует накладную и в какой очередности идут подписи.
Первое, что снимает половину споров: сформировать черновик ЭТрН может любой участник цепочки, владелец груза, грузоотправитель, тот, кто оформляет перевозку по поручению. А вот подписать первый титул (титул - это отдельный файл-раздел накладной, каждую стадию перевозки закрывает свой) имеет право только грузоотправитель. Дальше подписи идут строго в той последовательности, которую диктует закон: перевозчик не может сам инициировать накладную и тут же её подписать, он ждёт титул 1 от отправителя. Обидно, но переставить шаги местами нельзя.
Кто именно грузоотправитель, зависит от схемы, и здесь коллеги чаще всего путаются. Если завод-производитель сам нанимает транспорт, грузоотправитель он. Если покупатель забирает товар самовывозом, грузоотправителем по документам всё равно выступает тот, кто отгружает со склада. Если товар лежит на складе ответственного хранения и уезжает оттуда, отправителем оформляется владелец груза, а не сам склад. Определитесь с этой ролью до первой отгрузки, иначе цепочка подписей встанет на титуле 1.
Отдельный узел - замена машины или водителя в пути и переадресация. Внутри одного перевозчика замену делают прямо в системе оператора. Если же груз передаётся другой организации, нужны отдельные титулы: за переадресацию (смену получателя или адреса) отвечает титул 7, за замену водителя или транспортного средства титул 8, и оба оформляет перевозчик. По электронной заявке (ЭЗЗ) на рынке пока разночтения: часть логистов ведёт только ЭТрН, часть готовится к тому, что номер заявки встанет в накладную и заявка тоже станет обязательной. Мы советуем закладывать оба сценария.
Ещё два практических момента. Роуминг между операторами электронного документооборота (обмен документами между клиентами разных операторов) пока работает неровно: если ваш контрагент у другого оператора, договоритесь о взаимном подключении заранее, не в день отгрузки. И международные перевозки по книжке МДП (TIR): если грузоотправитель или грузополучатель нерезидент РФ, ЭТрН оформлять не нужно, здесь ничего не меняется.
По нашему опыту экспедитора, внедрение полной цепочки в учётной системе занимает не пару дней, а несколько недель спокойной работы, и главная сложность не в своей настройке, а в готовности контрагентов. Поэтому по делу: назначьте ответственного за роль грузоотправителя по каждой типовой схеме отгрузки; заведите и протестируйте обмен с ключевыми перевозчиками и получателями до 1 сентября; проверьте роуминг с их операторами. И без паники: до 1 марта 2027 года действует переходный период, за бумажную накладную вместо электронной инспектор на дороге пока выносит предупреждение, а не штраф. Это время дано именно на то, чтобы разложить схему по полкам, а не откладывать.
